Quels outils utiliser pour s’organiser quand on est freelance ?

Sommaire :

La base de votre organisation : faites le vide

           Noter ses idées

           Se faire un planning

           La méthode de la matrice d’Eisenhower

           Déléguer quand c’est possible

           Faire des pauses

           Stop aux distractions

Les outils pour vous accompagner dans votre organisation

           Le fait maison à l’ancienne

           Trello pour la gestion de projet

           Pocket pour stocker les liens des articles à lire

           Evernote : prise de note synchronisée sur tous vos supports

           Toggl : minuter vos activités

La base de votre organisation : faites le vide

Dit comme ça, cela peut paraitre surprenant étant donné que tout freelance à la tête pleine de projets, de questionnements, de doutes, de réflexions pour ses clients… Bref, ça carbure H24, 7/7.

Mais pour bien s’organiser et être efficace, il faut savoir faire le vide dans sa tête. Comment ? Voici une méthode parmi d’autres. Testée et approuvée par Thotalement Mots.

           Noter ses idées

Pour faire le vide, la meilleure solution est de noter vos idées. Papier, application de notes du téléphone, Evernote… Ce sera à vous de trouver ce qui vous convient le mieux. Personnellement, je suis très papier-stylo et adepte du « je tire un trait dessus » quand c’est fait.

           Se faire un planning

Cela fait un peu emploi du temps comme à l’école, mais n’empêche que quand on connait clairement les objectifs à réaliser dans la journée, ça aide à gagner du temps. Là encore, agenda papier, calendrier électronique… à vous de trouver l’outil qui vous correspond le plus. L’idéal est de vous noter trois à quatre objectifs essentiels par jour. Trop risque d’être décourageant, car vous ne les ferez pas tous ; pas assez n’est pas très motivant, car vous allez prendre plus de temps que nécessaire à leur résolution.

Perso, je fais cela à l’ancienne avec l’agenda papier. Chaque jour, je note les rendez-vous ainsi que les objectifs de la semaine. Je me suis également fait un emploi du temps papier avec du temps réservé au développement de Thotalement Mots et du temps réservé pour mes clients, qui sait peut-être pour vous un jour, ;-).

           La méthode de la matrice d’Eisenhower

Assez simple à réaliser avec une feuille de papier et un stylo. Elle permet de définir l’ordre de priorité de vos objectifs. Je vous mets un exemple en photo. La méthode consiste à délimiter une feuille en quatre carrés. Dans chaque case, vous notez les activités que vous devez faire en fonction de leur priorité :

• Urgente et importante
• Urgente et pas ou peu important
• Pas urgente, mais importante
• Pas urgente et pas importante

Vous pouvez faire ce tableau pour les objectifs de la journée ou de la semaine. Visuellement, c’est très parlant.

Déléguer quand c’est possible

Certaines de vos activités pour développer votre business peuvent prendre du temps. Si vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à déléguer à des professionnels compétents. Par exemple, vous souhaitez créer un blog. Rédiger des articles peut être long et fastidieux, surtout quand ce n’est pas votre métier. Faire appel à un rédacteur web fait partie des solutions à envisager. Pareil pour vos publications sur les réseaux sociaux. La création de contenu est un important dans votre communication marketing. Mais cela prend du temps et doit être fait avec justesse. Faire appel à un professionnel peut vous permettre de faire connaître votre activité tout en avançant sur vos autres projets en cours avec vos clients.

Vous pouvez contacter Thotalement Mots pour discuter de vos projets rédactionnels.

Faire des pauses

Quand on était petit et que l’on n’était pas grand, nous avions des récréations le matin et l’après-midi, un temps de pause pour le repas. C’est une habitude à conserver en tant qu’indépendant. Il est important de faire des pauses régulières, faire le tour du jardin, s’aérer l’esprit sur le balcon, boire un verre d’eau ou tisane… Cela permet à votre cerveau de rester plus longtemps et facilement concentré plutôt que de vous épuiser à la tâche. Prendre du temps dans votre journée pour faire du sport, d’aller marcher, prendre l’air, faire à manger n’est pas contre-productif bien au contraire. C’est difficile à mettre en place, car ce n’est pas intuitif du tout. D’autant que prendre du temps pour soi alors que l’on est censé travailler, ça pique un peu quand on y pense. Mais dans les faits, vous êtes plus productif et concentré lors de vos phases de travail.

           Stop aux distractions

Les notifications du téléphone, la sonnerie des mails entrants, les appels… tous ces petits bruits qui attisent notre curiosité. Alors, nous nous arrêtons pour aller voir le mail, le SMS reçu… Et cinq minutes par-ci, cinq minutes par-là, mises bout à bout, c’est une perte de temps énorme. Un conseil pour cela : mettez votre téléphone en mode avion comme lorsque vous êtes au cinéma. Ouvrez votre boîte mail que lorsque vous gérez vos mails.

En utilisant cette méthode, certes classique, d’organisation de vos journées et semaines, vous gagnez en efficacité lors de temps de travail. Et surtout, vous ne ressassez pas tous les week-ends et en particulier le dimanche soir, la montagne de tâches à réaliser à partir du lundi.

Pour vous accompagner pour organiser efficacement vos journées, il existe des outils développés dans ce sens. Nous allons en voir tout de suite quelques-uns.

Les outils pour vous accompagner dans votre organisation

Il existe bien évidemment des outils, des plateformes, des applis pour aider les entrepreneurs à se vider la tête et à gagner de précieuses minutes de travail. Nous allons en voir quelques-unes ici. Personnellement, je préfère la première, car je suis plus à l’aise et plus efficace avec un stylo et du papier. Mon téléphone est souvent au fond du sac, du coup, il n’est pas mon premier réflexe. Mais pour les nouvelles générations, les outils en ligne peuvent être un vrai gain de temps.

           Le fait maison à l’ancienne

Stylo, cahier, bloc-notes, agenda papier… bref, vous pouvez tout à fait organiser vos journées et vos prises de note à l’ancienne. J’ai personnellement un cahier généraliste avec toutes les idées qui me viennent, les brouillons, les prises de note à la va-vite, les sites à voir. J’ai toujours un papier et un stylo avec moi pour noter les idées qui me viennent, ce que j’entends d’intéressant. Puis quand je rentre, je prends dix minutes, pas plus pour faire le tri et inscrire dans mes fichiers informatiques ce que je veux vraiment conserver. Je le note sur des fichiers Excel ou Word dans des dossiers par thèmes et sous-thèmes. Une sorte de grande bibliothèque numérique. Si je suis sur l’ordinateur, je mets directement les liens dans les fichiers correspondants.

J’ai l’habitude comme cela et je ne perds pas de temps. Je garde que ce qui me parait important. Les outils que nous allons vois maintenant permettent de faire la même chose, mais online donc accessible partout et tout le temps et sur n’importe quel support de connexion : ordinateur, smartphone, tablette. Pour tous ces outils, une version gratuite existe et qui est souvent suffisante pour un indépendant.



           Trello : pour la gestion de projet

Vous visualisez tous le tableau à fiches en forme de T où l’on note les objectifs et que l’on peut déplacer de jour en jour ? 

Trello, c’est l’idée, mais en version 2.0. Vous pouvez gérer plusieurs projets en même temps, organiser vos objectifs. C’est un système de carte représentant les tâches à accomplir que vous pouvez déplacer d’une colonne à l’autre en fonction de l’avancement : à faire, en cours, terminé. Vous avez plusieurs angles de vue pour une meilleure lisibilité et selon vos préférences. C’est un outil complet, à découvrir ici.

           Pocket : pour stocker les liens des articles à lire

Lors de votre veille sur internet, une quantité astronomique d’articles vous intéresse, mais vous n’avez pas le temps de tous les lire. Pocket est l’appli qu’il vous faut. Vous pouvez sauvegarder dans cette application tous les articles, vidéos, podcasts que vous souhaitez afin de les lire quand vous avez un moment. Facile d’utilisation et pratique pour se fabriquer une bibliothèque d’articles pense-bête, thème à aborder pour la création de vos contenus. Je l’utilise et c’est très pratique. À découvrir par là.

           Evernote : prise de note synchronisée sur tous vos supports

C’est la plateforme qui permet la prise de notes intelligentes. Prendre des notes pour ne pas oublier une idée ou de faire quelque chose, vous pouvez utiliser l’appli Notes de votre smartphone et/ou noter dans l’appli calendrier. Evernote permet de noter l’idée, la planifier dans le calendrier, faire des captures d’écran, organiser toutes vos notes… Bref, c’est juste un outil idéal pour avoir son pense-bête à portée de main, le tout sécurisé par un mot de passe. Pour tester, c’est ici qu’il faut cliquer.

           Toggl : minuter vos activités

Combien de temps passez-vous réellement sur un projet pour un client ? Combien de temps passez-vous à développer votre activité ? Avec Toggl, vous pouvez entrer ces informations soit manuellement, soit en déclenchant la minuterie interne à la plateforme au début et à la fin de votre temps de travail. Cet outil va vous permettre de vous constater si vous facturez bien le temps passé sur un projet client. Il va vous aider à vos débuts pour vous rendre compte du temps nécessaire à la gestion d’un projet de A à Z ainsi que du temps passé à développer votre activité. À vous de tirer les conclusions temps passé/rentabilité en fonction de vos objectifs. Ce minutage, vous pouvez le faire manuellement avec le chrono de votre téléphone, mais avec Toggl, c’est beaucoup plus visuel. Pour essayer cet outil, c’est par ici.

Vous voilà donc paré pour vous lancer en tant que freelance et pour organiser votre travail afin de gagner en efficacité. Attention cependant, avoir des applications pour vous aider c’est bien, encore faut-il s’en servir correctement. Il peut être intéressant de les tester afin de savoir laquelle vous correspond le mieux et éviter les potentiels doublons. Le but est de gagner en efficacité, pas de se perdre dans une grande quantité de notifications et en gestion de plateforme.

Et si vous souhaitez déléguer votre création de contenu, vous pouvez me contacter ici pour en discuter.